Edustus-, neuvottelu-, virkistys- ja markkinointikulut - Miten ne eroavat toisistaan?

17/09/2020

Edellisessä blogikirjoituksessa käsiteltiin yrityksen verotuksessa vähennyskelpoisia ja vähennyskelvottomia kuluja ja siinä sivuttiin myös tämänkertaista aihetta. Lähtökohtaisesti yrityksen vähennyskelpoisia kuluja ovat kaikki yritystoiminnan tulon hankkimisesta ja säilyttämisestä aiheutuneet menot.

Yritystoimintaan liittyy usein lounastapaaminen asiakkaan kanssa, palaveri kirjanpitäjän kanssa tai mainoslahjojen jakaminen, mutta ovatko näistä johtuvat menot edustusta, neuvottelua, markkinointi vai virkistystä? Olemme koonneet tähän artikkeliin kaiken, mitä sinun tulisi tietää edustus-, neuvottelu-, virkistys ja markkinointikuluista. Käymme läpi myös näiden kulujen eroja, sillä niitä saattaa olla haastava erottaa toisistaan. Kulujen välinen rajanveto on tärkeää erityisesti verotusta silmällä pitäen.

Mitä ovat edustusmenot?

Edustusmenot syntyvät yrityksen ulkopuolisiin kohdistuneesta vieraanvaraisuudesta ja niiden tulee liittyä selkeästi yrityksen tulonhankintaan. Edustusmenoiksi voidaan laskea ne toimet, joilla pyritään esimerkiksi uusien asiakassuhteiden solmimiseen sekä vanhojen asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja parantamiseen.

Edustusmenot kohdistuvat siis yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin ja liikekumppaneihin. Yrityksen sisäiset palaverit lasketaan neuvottelu- ja virkistyskuluihin, joista puhumme lisää alempana.

Edustusmenot ovat 50% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja vähennyskelvottomia arvonlisäverotuksessa.

Mitä ovat neuvottelukulut ja virkistyskulut?

Neuvottelukulut muodostuvat yrityksen sisäisistä palavereista, joita ovat esimerkiksi henkilökunnan kokoukset, johtoryhmän kokous tai neuvottelu tilintarkastajan tai kirjanpitäjän kanssa. 

Neuvottelukuluissa on tärkeä muistaa kohtuus, eli luonteeltaan tarjoilun tulee olla vähäinen ja tavanomainen. Vähäinen tai tavanomainen tarkoittaa esimerksiki virvokekkeita tai lounasta. Myös lounaan kanssa nautittu alkoholi, kuten olut tai viinilasillinen lasketaan neuvotteluksi, kunhan muut edellytykset täyttyvät.

Vaikka lähtökohtaisesti yrityksen ulkopuolisiin kohdistuva vieraanvaraisuus on edustusmenoa, niin vähäiset ja tavanomaiset tarjoilut asiakkaan kanssa voivat olla neuvottelukulua ja näin ollen kokonaan vähennyskelpoisia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tarjoilu kohtuuhintaisessa lounasravintolassa.

Virkistyskuluilla tarkoitetaan yrityksen henkilökunnalle järjestettyä tapahtumaa. Tämä tapahtuma tai tilaisuus voi olla esimerkiksi pikkujoulut, tyhy-päivä, liikuntapäivä tai kesäpäivä.

Neuvottelu ja virkistyskuluja yhdistää se, että ne ovat 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.

Aina on tärkeää muistaa dokumentoida mistä kulusta on kyse, ketä on ollut paikalla ja miten kulu liittyy yritystoimintaan. Muuten kulu voidaan helposti tulkita edustuskuluiksi. Tarkka dokumentointi helpottaa myös kirjanpitäjän työtä.

Mitä ovat markkinointikulut?

Markkinoinnista syntyvät kulut kohdistuvat edustuskulujen tavoin yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Nämä eivät ole niin yksilöllisiä kuin edustuskulut vaan tarkoitettu kaikille mahdollisille asiakkaille. Markkinointikulujen pääasiallinen tarkoitus on tehdä tuote, palvelu tai yritys tunnetuksi.

Markkinointikulut ovat 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.

Mainoslahja vai edustuslahja?

Mistä sitten erottaa, onko kyseessä mainoslahja vai edustuslahja? Lue alta meidän listaus!

Mainoslahja:

  • Tavanomaiset mainoslahjat ovat vähennyskelpoisia.

  • Arvoltaan vähäinen

  • Annetaan samanlaisena usealle vastaanottajalle

  • Verohallinnon mukaan arvo tavanomaisella mainoslahjalla on 50 euroa (sis. alv).

  • Esim. tuotenäyte

  • Lahjassa on yleensä yrityksen logo

  • 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.

Edustuslahja:

  • Liikekumppanille eli liityttävä yrityksen toimintaan

  • Esim. merkkipäivälahja

  • Lahja valittu yksilöllisemmin vastaanottajaa miettien

  • Alkoholilahjat on verotuksessa käytännössä aina katsottu liittyvän edustamiseen.

Miten erottaa edustustilaisuuden ja markkinointitilaisuuden?

Lähdettäessä arvioimaan tilaisuuden kulujen vähennyskelpoisuutta, arvioidaan tilaisuuden ja kulujen luonnetta. Listasimme alle asioita, joilla voit erottaa edustustilaisuuden ja markkinointitilaisuuden.

Edustustilaisuus:

  • Rajattu ja suljettu tilaisuus, johon kutsuttu vain tietyt henkilöt.

  • Edustustilaisuuteen voi liittyä esim. uusien tuotteiden esittelyä tai muuta ohjelmaa sekä vapaamuotoista verkostoitumista

  • Edustustilaisuus 50% vähennyskelpoinen tuloverotuksessa ja vähennyskelvoton arvonlisäverotuksessa.

Markkinointitilaisuus:

  • Mainostilaisuus, joka avoin kaikille, esimerkiksi messut

  • Tuotteiden ja palveluiden esittely

  • Vähäinen tarjoilu ok.

  • 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.

Tilaisuudet voivat olla myös markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden yhdistelmä siten, että tilaisuus voi alkaa esimerkiksi markkinointitilaisuutena ja jatkua iltatapahtumana (illallinen ravintolassa), joka on luonteeltaan edustustilaisuus.

Jos tilaisuudet ovat selkeästi erotettu toisistaan, markkinointitilaisuudesta syntyneet kulut käsitellään markkinointikuluina ja edustustilaisuudesta syntyneet kulut edustuskuluina.

Markkinointitilaisuudesta syntyneet kulut ovat 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa ja edustustilaisuuden osalta kulut ovat 50% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja vähennyskelvottomia arvonlisäverotuksessa.

Dokumentointi on näissäkin tilanteissa kaiken A ja O. Hyvä dokumentointi ei ainoastaan ole verotusta varten, vaan se myös helpottaa kirjanpitäjäsi työtä huomattavasti.

Edustusmatka

Edustusmatkaksi lasketaan esimerkiksi liikekumppaneille ja asiakkaille järjestetty matka, jonka pääasiallinen tarkoitus edustaminen. Edustusmatkoilla isännyydestä johtuvat menot lasketaan edustusmenoiksi -> näitä ovat esim. yrityksen omien työntekijöiden matkakulut.

Edustusmatkasta syntyneet kulut käsitellään edustusmenoina, jotka ovat 50% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja vähennyskelvoton arvonlisäverotuksessa. Edustusmatkaan voi kuitenkin liittyä myös vähennyskelpoisia kuluja, kuten käynti messuilla.

Lopuksi

Artikkelista käy selväksi, että rajanveto eri kulujen välillä on tärkeää, sillä edustuskulut ovat vain 50 % vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja kokonaan vähennyskelvottomia arvonlisäverotuksessa. Neuvottelukulut, markkinointikulut ja virkistyskulut ovat 100 % vähennyskelpoisia. Tässä vielä yhteenvetona asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota rajanvetoa edustuskulujen ja muiden kulujen välillä:

Edustusta vai neuvottelua? Tärkeää rajanvetoa tehdessä on selvittää, kuka on vieraanvaraisuuden kohteena. Mikäli vieraanvaraisuuden kohteena on yrityksen henkilökunta tai esimerkiksi tilintarkastaja, kyseessä on neuvottelukulu. Jos taas vieraanvaraisuuden kohteena on yrityksen ulkopuolinen taho, kuten liikekumppani, kyseessä on edustuksesta. Neuvottelukulujen tarjoilu tulee olla myös tavanomainen ja vähäinen, kuten virvoke tai lounas.

Edustustilaisuus vai markkinointitilaisuus? Tärkeintä on selvittää, onko tilaisuus avoin kaikille vai onko sinne kutsuttu tietyt henkilöt. Suljetut tilaisuudet tulkitaan usein edustustilaisuudeksi, kun taas kaikille avoimet tilaisuudet ovat markkinointitilaisuuksia. Myös markkinointitilaisuudessa tarjoilun tulee olla vähäistä ja toissijaista, jotta tilaisuutta ei katsottaisi edustustilaisuudeksi. On myös huomattava, että samassa tilaisuudessa saattaa olla kyseessä sekä markkinointitilaisuus ja edustustilaisuus, esim. alkuillasta markkinointitilaisuus ja illallistapahtuma edustustilaisuus.

Mainoslahja vai edustuslahja? Mainoslahjan ja edustuslahjan suurin ero on se, että mainoslahja jaetaan useammalle ihmiselle samanaikaisesti, kun taas edustuslahja on yksilöllisempi ja valittu saajan mieltymykset silmällä pitäen. Mainoslahjan arvo voi olla verottajan mukaan enintään 50 euroa (sis. alv), kun taas edustuslahja voi olla kalliimpi. Alkoholilahja on käytännössä aina edustuslahja. Alkoholilahja voi olla markkinointikulua vain, jos alkoholin valmistaminen on yrityksen toimiala.

Edustusmatka vai neuvottelumatka? Matka katsotaan edustusmatkaksi, jos matkan tarkoituksena on edustaminen. Mikäli matkakulut liittyvät esimerkiksi messumatkaan, kulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia kuluja. On myös huomattava, että samalla matkalla voi olla sekä edustamiskuluja, että vähennyskelpoisia kuluja (esim. messujen osalta).

Mikäli kaipaat apua yllä olevien tai muiden kirjanpidollisten asioiden kanssa, ota yhteyttä! Tilitoimisto Äly tekee kirjanpidostasi älykästä. Meiltä saat kirjanpitopalvelut tarpeisiisi sopivaksi. Lue lisää palveluistamme täältä!

Edustusta vai markkinointia? Selvitetään!