Kirjanpito on tärkeä osa yritystoimintaa ja useimmiten myös pakollista. Aloittavan yrityksen kirjanpitovelvollisuus riippuu perustettavan yrityksen koosta ja yritysmuodosta.
Kirjanpito kannattaa kuitenkin tehdä aina, sillä se helpottaa yrityksen taloussuunnittelua. Tässä artikkelissa pääset tutustumaan yleisimpiin aiheisiin uuden yrityksen kirjanpidossa.
Sisällysluettelo
Mitä kirjanpidosta tulisi tietää yritystä perustaessa?
Yrittäjän on syytä muistaa, että vaikka yritys olisi ulkoistanut kirjanpitonsa, ovat yrittäjät ja sen toimitusjohtajat vastuussa yrityksen kirjanpidosta. Tämän vuoksi jokaisen yrittäjän olisi hyvä osata ainakin kirjanpidon perusasiat. Taloushallintoliitto on julkaissut sivuillaan Kirjanpidon ABC:n, joka auttaa yrittäjää kirjanpidon perusteissa.
Yrityksen kirjanpitovelvollisuus
Kirjanpitovelvollisuus koskee lähtökohtaisesti kaikkia yrityksiä. Kirjanpitovelvollisuus ja yrityksen verotus perustuvat lakiin. Yrityksen toimintaa sääteleviä lakeja ovat mm. kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki sekä erilaiset tuloverolait. Yrityksen verotus pohjautuukin kirjanpitoon, johon on kirjattu kaikki yrityksen tulot ja menot. Kirjanpidosta laaditaan tilikauden päättyessä tilinpäätös.
Pääsääntönä on, että kaikki yrityksen toimintaan liittyvät kulut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia kuluja. Näissä on kuitenkin eroavaisuuksia esimerkiksi eri aloilla toimivien yritysten välillä. Kirjanpitäjäsi osaa neuvoa kulujen listauksessa.
Kirjanpitoa varten kaikki tositteet eli yrityksen kuitit, laskut, myyntilaskut ja muut liiketapahtumia todentavat dokumentit tulee säilyttää. Tämä on tärkeää esimerkiksi arvonlisäverovähennystä varten, sillä sen vähennyskelpoisuuden edellytyksenä on, että laskussa tai kuitissa on eritelty arvonlisävero. Käytännössä arvonlisäverovähennys toteutuu niin, että arvonlisäverovelvollinen yrittäjä sisällyttää myymäänsä tavaraan tai palveluun arvonlisäveron osuuden. Yritys voi kirjanpidossa vähentää ostamistaan tuotteistaan ja palveluistaan arvonlisäveron ja tilittää valtiolle ostojen ja myyntien välisen arvonlisäverojen erotuksen.
Yhtiömuotojen erot
Yhtiömuodolla on vaikutusta mm. yrityksen verotukseen, kirjanpitoon ja varojen nostamiseen. Jos toiminimiyrittäjä haluaa nostaa varoja yrityksestä, ne ovat yksityisottoja. Osakeyhtiöstä rahaa voi nostaa palkan muodossa tai osinkoina. Yksityisen elinkeinonharjoittajan yritystuloa verotetaan yrittäjän henkilökohtaisena ansio- ja pääomatulona. Osakeyhtiön maksamaa tuloveroa kutsutaan yhteisöveroksi ja se on 20 % tuloksesta.
Yhtiömuodon perustamisprosessissakin on hieman eroja. Osakeyhtiön tulee tehdä perustamisilmoitus PRH:n verkkosivuilla. Ilmoitus maksaa 275 euroa. Myös yksityinen elinkeinonharjoittaja voi halutessaan tehdä toiminimen perustamisilmoituksen PRH:n 60 eurolla.
Yrityksen kirjanpidon toteuttaminen
Yrityksen kirjanpidon voi toteuttaa monella eri tapaa, mutta tärkeintä on sen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Yrittäjä voi halutessaan itse hoitaa kirjanpidon, jos hänellä on siihen aikaa. Pienissä sivutoimisissa yrityksissä kirjanpito voi hoitua vielä itse tehtynä, mutta toiminnan kasvaessa se voi muuttua haasteellisemmaksi ja aikaa vieväksi. Silloin kannattaa kääntyä osaavan tilitoimiston puoleen.
Yleisin tapa onkin ulkoistaa kirjanpito tilitoimistolle. Tilitoimistojen tarjoamiin kirjanpitopaketteihin kuuluu yleensä lakisääteisen kirjanpidon lisäksi raportointia ja neuvontaa. Tilitoimistolta voi usein saada myös kattavamman taloushallintopaketin, johon sisältyy mm. reskontranhoitamista eli esimerkiksi laskujen maksatusta.
Kirjanpidon ulkoistamisella yrittäjälle jää enemmän aikaa varsinaiseen liiketoimintaan. Tilitoimistoa valitessa voi pienelle yritykselle olla kannattavampaa valita pienempi 1-10 henkilön tilitoimisto. Pienen tilitoimiston etu on siinä, että yrittäjä ja kirjanpitäjä tuntevat toisensa ja yrittäjä saa henkilökohtaisempaa palvelua.
Tutustu Tilitoimisto Älyn Taloushallinnon palveluihin tästä.
Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto
Olet varmasti kuullut termin sähköinen taloushallinto. Mitä se tarkoittaa ja kuinka se eroaa perinteisestä taloushallinnosta?
Perinteisessä kirjanpidossa kirjanpitäjä tekee yrittäjän kirjanpidon kirjanpitoon tarkoitetulla ohjelmalla. Yrittäjä voi lähettää tositteet tilitoimistoon postitse tai paperittomasti esim. sähköpostilla tai erilaisten pilvipalveluiden kuten Dropboxin tai Google Driven kautta. Kirjanpitäjä laatii tositteiden perusteella kirjanpidon ja tekee tarvittavat laskelmat sekä raportoinnit.
Sähköisessä taloushallinnossa käytössä on usein selaimella pilvessä toimiva järjestelmä. Järjestelmällä voidaan toteuttaa pelkän kirjanpidon lisäksi myös kaikki muu taloushallinto, kuten ostoreskontra, myyntireskontra, palkkojen ja matkalaskujen maksaminen. Ostoreskontralla tarkoitetaan ostolaskujen maksamista, myyntireskontralla puolestaan myyntilaskujen lähettämistä. Matkalaskuihin kuuluvat esim. päivärahat ja kilometrilaskelmat.
Sekä yrittäjä että kirjanpitäjä käyttävät samaa sähköistä järjestelmää. Yrittäjä voi hoitaa sen avulla normaalit pankissa tapahtuvat ostot ja laskutusohjelmalla tapahtuvat myyntilaskut. Sähköiseen palveluun voi tallentaa myös kuitit talteen. Kirjanpitäjä puolestaan hoitaa yrittäjän ostolaskujen ja myyntilaskujen kirjanpidon. Tilitoimisto Äly käyttää sähköistä Procountor-taloushallintopalvelua, joka on luotettava ja helppokäyttöinen sekä asiakkaalle että kirjanpitäjälle.
Sähköisen kirjanpidon hyvät puolet
Sähköisessä kirjanpidon järjestelmässä on useita hyviä puolia. Ensinnäkin sen avulla nähdään yrityksen taloustilanne aina reaaliajassa. Sähköinen kirjanpito ei ole sidottu aikaan tai paikkaan, kuten esimerkiksi fyysiseen tilitoimistoon. Ainoa mitä järjestelmään pääsemiseen vaaditaan, on toimiva Internetyhteys.
Järjestelmän käyttäminen säästää aikaa ja vaivaa sekä yrittäjältä että kirjanpitäjältä, kun yrittäjän ei tarvitse lähettää tositteita postitse, eikä kirjanpitäjän tarvitse etsiä tietoja erillisistä mapeista. Tämä lisää myös turvallisuutta, sillä asiakirjat eivät enää voi kadota matkalla, eikä manuaalisesta kirjaamisesta aiheutuneita virheitä tule enää kirjanpitoon. Tarpeen vaatiessa kaikki tiedot pystytään välittämään todella nopeasti. Myös päivitykset hoituvat automaattisesti, järjestelmät ovat turvallisia käyttää ja niiden tietosuojasta pidetään huolta.
Sähköisen kirjanpidon huonot puolet
Ei niin hyvää, ettei jotain hieman huonoakin. Huonoina puolina sähköisessä järjestelmässä voidaan pitää sen kallista hintaa varsinkin pienille yrityksille. Lisäksi se voi olla tarpeettoman järeä pienimuotoisen yrityksen tarpeisiin. Sen käyttäminen vaatii myös jonkin verran teknistä osaamista, joten jos sitä ei ole, voi perinteinen kirjanpito olla helpompi ratkaisu.
Me Tilitoimisto Älyssä autamme sinua valitsemaan juuri sinun yrityksellesi sopivan tavan toteuttaa kirjanpito. Nykyisin sähköisestä kirjanpidosta on olemassa erilaisia hintavaihtoehtoja, joten valikoimasta voi löytyä yrityksellesi oikea ratkaisu.
Miten löydät yrityksellesi sopivan kirjanpitäjän?
Tilitoimistoissa on eroja ja juuri omalle yritykselle parhaiten sopivan kirjanpitäjän löytäminen voi olla toisinaan haasteellista. Paikallisia kirjanpitäjiä tai tilitoimistoja voi aluksi lähteä etsimään Googlen kautta käyttämällä hakusanoja kirjanpitäjä tai tilitoimisto + oma kaupunki. Usein Googlen kautta pääsee myös lukemaan arvosteluja niistä.
Suosittelemme myös kysymään tutuilta yrittäjiltä heidän suosituksia kirjanpitäjistä. Puskaradio toimii vahvasti myös oikean kirjanpitäjän etsimisessä, joten kysy rohkeasti tilitoimiston tai kirjanpitäjän nimeä tuttaviltasi.
Tilitoimisto Äly on luotettava yhteistyökumppani. Laske hinta yrityksesi taloushallinnon palvelulle ilmaiseksi sivuillamme.
Usein kysyttyä kirjapidosta perustettaessa yritystä
Yrityksen kirjanpidon voi tehdä itse. Kirjanpitäjän käyttäminen ei ole pakollista ja voit säästää kirjanpidon kustannuksissa tekemällä kirjanpidon itsenäisesti. Varsinkin silloin, jos yritystoiminta on vielä sen verran pienimuotoista, että sinulla jää aikaa opetella ja tehdä kirjanpitoa yrityksen varsinaisen toiminnan lisäksi. Suosittelemme kirjanpitäjän ottamista silloin, kun yrityksesi kasvaa ja muuttuu monimutkaisemmaksi. Kirjanpitäjä voi auttaa sinua yrityksesi päivittäisessä taloushallinnossa ja neuvoa sinua verosuunnittelussa.
Hyvä kirjanpitäjä aloittavalle yrittäjälle löytyy useimmiten suositusten tai verkostojen kautta. Tutulla on ollut kokemusta hyvästä kirjanpitäjästä ja hän kertoo siitä sinulle. Etsiessäsi kirjanpitäjää, kannattaa etsiä sellainen, jolla on kokemusta pienyritysten kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. On myös tärkeää, että kirjanpitäjä on ajan tasalla verolainsäädännön uusimmista muutoksista.
Kyllä, osakeyhtiön kirjanpidon voi tehdä itse. Osakeyhtiön kirjanpito vaatii vähän enemmän paneutumista ja kirjaamistoimenpiteitä toiminimeen verrattuna, sillä osakeyhtiö on velvollinen tekemään kahdenkertaista kirjanpitoa. Tällöin tapahtumat merkitään kirjanpitoon kahteen kertaan eli niin sanotuille debet- ja kredit-tileille. Toiseksi, osakeyhtiön pitää myös aina tehdä tilikauden lopuksi tilinpäätös. Huomaa. että tilinpäätös pitää tehdä silloinkin, kun yritys ei ole vielä aloittanut varsinaista toimintaa.
Useimmiten kirjanpitäjä tekee yrityksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Kirjanpitäjä seuraa myös yrittäjän puolesta ostovelkoja ja myyntisaamisia sekä antaa niistä tarvittaessa kuukausittaisia raportteja. Sen lisäksi hän voi auttaa sinua muissa yrityksen taloushallintoon liittyvissä neuvontaa vaativissa asioissa kuten kirjanpitosäännösten noudattamisessa, verosuunnittelua koskevien neuvojen antamisessa ja avustamisessa tilintarkastuksessa. Kirjanpitäjä tekee mahdollisesti myös palkanlaskennan.